Wer muss ein Kassenbuch führen in der Schweiz?
Ein Kassenbuch führen in der Schweiz müssen Unternehmen, wenn sie buchführungspflichtig sind oder regelmässig mit Bargeld arbeiten.
Alle Einnahmen und Ausgaben – besonders in bar – müssen vollständig, korrekt und nachvollziehbar aufgeschrieben werden.
Diese Pflicht steht im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV):
1. Buchführungspflichtige Unternehmen
Gemäss OR Art. 957:
- Einzelunternehmen oder Personengesellschaften mit mehr als CHF 500’000 Umsatz pro Jahr,
- Juristische Personen (z. B. AG, GmbH, Genossenschaften), unabhängig vom Umsatz.
Diese Unternehmen müssen eine doppelte Buchhaltung führen – und ein ordentlich geführtes Kassenbuch, wenn sie Bargeld verwenden.
2. Unternehmen mit regelmässigem Bargeldverkehr
Auch kleinere Unternehmen mit regelmässigen Bartransaktionen müssen alle Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar und lückenlos dokumentieren – auch wenn sie weniger als CHF 500'000 im Jahr verdienen. Eine einfache Buchhaltung in Form eines Kassenbuchs reicht hier aus.
Das gilt zum Beispiel für Restaurants, Cafés, Imbisse, Coiffeure, Kosmetikstudios, Läden, Kioske, Taxis, Handwerker, Marktstände und andere Dienstleister, die Barzahlungen annehmen.
Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist das «Milchbüchlein» der Betriebskasse. Es ist eine Liste, in der alle Bargeld-Einnahmen und-Ausgaben eines Unternehmens chronologisch und vollständig aufgelistet sind.
Jede Bargeldbewegung muss mit Datum, Beleg und Art der Einnahme oder Ausgabe versehen sein:
| Datum | Belegnummer | Buchungstext | Einnahme | Ausgabe | Kassenbestand |
|---|---|---|---|---|---|
| 17.06.2025 | 1001 | Verkauf Artikel XY | 100.00 | 100.00 | |
| 17.06.2025 | 1002 | Barkauf Büromaterial | 20.00 | 80.00 |
Was passiert ohne Kassenbuch?
Steuerbehörden und Revisionsstellen prüfen bei Betriebsprüfungen, ob ein Kassenbuch vorhanden ist, ob die Einträge vollständig, chronologisch und belegt sind sowie ob der Kassenbestand mit physischen Bargeldbeständen übereinstimmt.
Fehlende oder mangelhafte Kassenbücher können zu Steuerschätzungen, Nachforderungen und Bussen führen – ein hohes Risiko für KMU.
Worauf ist beim Kassenbuch führen zu achten?
Wichtig sind:
- Lückenlose, chronologische Erfassung aller Bargeldbewegungen.
- Dokumentation von Datum, Buchungstext, Betrag und Kassenstand.
- Jeder Eintrag braucht einen Beleg («Keine Buchung ohne Beleg»).
- Keine nachträglichen Änderungen ohne Nachweis.
- Kein negativer Kassenbestand.
- Kassensturz (Bargeldabgleich) dokumentieren.
- Belege mindestens 10 Jahre aufbewahren (gemäss OR).
- Rechtskonformität mit Schweizer Buchhaltungsvorschriften.
Ob als digitales Kassenbuch oder auf Papier: Die Einträge müssen nachvollziehbar und revisionssicher sein. Verstösse können bei Betriebsprüfungen durch Steuerbehörden oder Treuhandbüros zu Problemen führen.
Kassenbuch – zulässige Formen gemäss Schweizer Recht
Das Kassenbuch muss korrekt geführt, nachvollziehbar sein und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
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Handschriftlich auf Papier
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Erlaubt, wenn sauber, chronologisch und lückenlos geführt (nicht mit Bleistift!).
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Fälschungssicher, aber arbeitsintensiv.
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Mit Buchhaltungssoftware
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Empfohlen und revisionssicher.
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Muss den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entsprechen.
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Eine Kassenbuchführung mit Excel ist nicht erlaubt, da Inhalte wie Beträge oder Texte nachträglich verändert werden können, ohne dass dies nachvollziehbar ist.
Das Kassenbuch führen – in welcher Sprache?
Gemäss OR, Art. 957a Abs. 5, kann das Kassenbuch in einer der schweizerischen Landessprachen oder in Englisch geführt werden.
Die einfache Lösung:
Das digitale Kassenbuch coreCashbook
coreCashbook ist eine digitale Kassenbuch-Lösung für Schweizer KMU. Sie ist einfach, gesetzeskonform und ideal für Handwerk und Unternehmen mit regelmässigen Bargeldtransaktionen sowie Treuhänder:innen, die Kassenbestände prüfen.
coreCashbook bietet:
- Revisionssichere Einträge,
- automatische Kassenbestandsberechnung,
- Export für Treuhandbüros und Steuerbehörden,
- per Internet nutzbar.
Welche Anforderungen muss ein digitales Kassenbuch erfüllen?
Ein digitales Kassenbuch unterliegt gesetzlichen und buchhalterischen Vorgaben:
- Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch darf nachträglich nicht veränderbar sein. Daher ist die Führung mittels Excel-Tabellen nicht zulässig bzw. nicht empfehlenswert. Wer seine Einträge manuell erfasst, sollte dafür dokumentenechte Schreibmittel wie Kugelschreiber oder Füller verwenden.
- Einzelerfassung: Jede einzelne Bargeldbewegung ist separat aufzuführen. Sammelbuchungen oder Pauschalbeträge sind nicht zulässig.
- Tägliche Erfassung: Bargeschäfte müssen unmittelbar erfasst werden. Wird eine Transaktion erst nachträglich eingetragen, kann dies bei der Steuerbehörde den Verdacht erwecken, dass absichtlich etwas verschleiert oder erfunden wurde – etwa zur Manipulation der Bilanz.
- Zeitliche Reihenfolge: Sämtliche Buchungen müssen mit Datum ihres tatsächlichen Geschehens dokumentiert werden – durchgehend und lückenlos.
- Nachvollziehbarkeit: Das Kassenbuch muss für sachkundige Dritte verständlich, nachvollziehbar und prüfbar sein.
Mit coreCashbook führen Sie Ihr Kassenbuch digital, effizient und gesetzeskonform – und sind dabei stets auf der sicheren Seite.
